Organizzare un evento aziendale non è poi così semplice quanto si possa pensare. Certo, la partecipazione è assicurata, soprattutto nel caso in cui i dipendenti di un’azienda siano “obbligati” a prendere parte all’evento, certo è però che solo i meeting e i congressi aziendali ben riusciti portano a nuove richieste negli anni futuri. Trovare una perfetta location per meeting e congressi a Milano è possibile, basta avere le idee chiare e rivolgersi agli interlocutori giusti.

Cosa serve per un meeting o un congresso aziendale

Per poter organizzare al meglio meeting e congressi aziendali è essenziale specificare la motivazione per cui si tiene l’evento, il tipo di partecipanti, le necessità dei relatori. Chiarendo questi punti tutto il resto viene da sé, in una sorta di concatenamento di fattori differenti. Il numero di partecipanti infatti porta a precisare anche le dimensioni del luogo; la necessità di tenere una conferenza o una presentazione richiede la disponibilità di un palco, o di accessori adatti, come ad esempio un videoproiettore o delle sedie comode per i convenuti. Ci sono poi eventi aziendali anche di altro genere, come ad esempio le presentazioni al pubblico di nuovi prodotti, o anche feste e incontri ad alto effetto scenico.

Interlocutori di alto livello

In linea teorica qualsiasi luogo può essere indicato per meeting ed eventi vari. La problematica sta poi nella possibilità di sfruttarlo e nelle opzioni disponibili. Per poter sviluppare l’evento come meglio si crede, seguendo anche le richieste del cliente, è importante rivolgersi solo alle location pensate e organizzate appositamente per questo tipo di realizzazioni. Questo ci permette di avere già a disposizione una serie importante di servizi, come ad esempio un ‘impianto luci all’altezza della situazione, un servizio catering in grado di dare vita ad un banchetto in grande stile o ad un buffet per centinaia di persone. Se si sceglie invece una location solo per la sua bellezza, poniamo ad esempio un parco o una dimora storica, tutti questi servizi si dovranno “aggiungere” ex novo, cosa che porta anche a dover trattare con un numero eccessivo di interlocutori, complicando enormemente la situazione e diminuendo le probabilità di buona riuscita dell’evento.

Lo spazio a disposizione

Oltre ai servizi disponibili è importante che la location scelta per meeting e congressi abbia alcune peculiarità essenziali. Che sia, ad esempio, facile da raggiungere da chiunque, sia con mezzi propri, sia con i mezzi pubblici; la vicinanza di una zona con parcheggi o di una stazione dei treni è essenziale. Molto importante è anche la versatilità degli spazi a disposizione, perché ci permette di modificare le sale all’ultimo minuto, senza dover spostare nessuno o costringerci a cambiare il luogo dell’evento in caso di problematiche. Si pensi ad esempio all’aleatorietà del clima primaverile: una location all’aperto, senza sale all’interno, può portare a problematiche di vario genere in caso di pioggia. Allo stesso modo un’enorme sala può essere poco consona per un meeting con un numero esiguo di partecipanti.