Uno dei settori aziendali da gestire sotto stretto controllo è il magazzino che oltre a funzionare bene grazie a un’attenta ed efficiente organizzazione interna staffale e procedurale può oltremodo essere ottimizzata dai software gestionali.
Definizione di un software gestionale
Per chi ha meno familiarità con la tecnologia, un software di gestione concepito per un magazzino (o WMS – ovvero Warehouse Management System) è un’applicazione software che serve ad un’azienda per gestire articoli, scorte, resi, giacenze di merce invenduta (inventory management) e le relative operazioni di carico/scarico ad esse connesse.
Si tratta di una soluzione ormai in uso in molte aziende in versioni diversificate proprio perchè adattabili alle specifiche realtà aziendali.
Il software di magazzino è in grado di mostrare lo scenario completo degli articoli disponibili aggiornato sulle quantità dei pezzi, sulla categoria, sulla loro collocazione
all’interno del deposito, fornendo così un aiuto logistico di grande supporto per la localizzazione immediata delle merci.
Questo prezioso mezzo è in grado di fare di più: la sua capacità di calcolo lo rende uno strumento in grado di visualizzare la quantità delle varie categorie di articoli presenti in magazzino, stimarne i tempi di esaurimento, organizzandone in modo automatico e autonomo le nuove ordinazioni per tipologia e per quantitativi necessari.
Un gestionale per il magazzino utilizza quindi in modo sinergico varie funzioni proficue per snellire il lavoro di magazzinaggio. E non è tutto. I WMS vantano una capacità d’azione più ampia che copre anche la logistica esterna, monitorando la distribuzione dei beni lungo tutta la supply chain.
Questo significa che non si tratta di un software gestionale circoscritto al controllo del magazzino aziendale ma è in grado di tracciare le operazioni di uscita e trasporto di lotti di merce con tracciatura su tutto il territorio in cui l’azienda opera (rispettive filiali, appalti, dislocazioni a lungo raggio).
Personalizzazione dei software
E’ evidente che le esigenze di una multinazionale siano differenti da quelle di una PMI. Questo spiega perchè alcuni gestionali magazzino sono più semplificati e meno strutturati di quelli realizzati per le grandi imprese. I gestionali magazzino per le PMI sono applicativi con una programmazione più ristretta e limitata alle sole funzioni di inventory management, gestione contabilità e amministrazione.
Spesso, se non messi a punto con una personalizzazione efficiente, queste soluzioni software costringono l’inserimento e trasferimento dei dati in modo manuale da un’applicazione all’altra o richiedendo l’utilizzo di software complementari che vanno a coprire altre aree ed esigenze, come quelli di produttività per l’ufficio o esportazione e successiva importazione di file dal database.
L’automatizzazione e l’efficienza dei programmi in questo modo diminuisce, perchè essendo indipendenti tra loro non “dialogano” di default.
Adottare una soluzione software come questa comporta uno spreco di tempo e di risorse e un maggior lavoro per gli operatori aziendali, che può invece essere snellito con l’utilizzo di gestionali più avanzati.
La versatilità dei gestionali magazzino, frutto di un’attenta analisi preliminare della realtà aziendale, li rende adattabili ad ogni diversa esigenza e committente con risultati proficui e ottimizzati in tutti gli step delle operazioni di magazzino.
Queste soluzioni software gestionali sono realizzate da software house che nel corso degli anni hanno continuamente aggiornato le funzionalità e gli attributi di personalizzazione delle soluzioni proposte, al fine di rispondere alle esigenze delle organizzazioni.
E se la soluzione non fosse ancora sufficiente?
Quando un’Azienda necessita di uno strumento più specifico e settoriale da non riuscire a trovare una corrispondenza esatta ed esauriente nel panorama delle offerte dei software gestionali, si rende necessario ricorrere al “tailor made”, ovvero ai software “fatti su misura”, ovvero personalizzati a 360°.
Questi software hanno come punto di forza la perfetta integrazione e sinergia tra le varie funzionalità ma le tempistiche d’implementazione e attivazione sono ovviamente più estese.
Gli ERP (Enterprise Resource Planning)
Si tratta di un software gestionale caratterizzato da una serie di moduli integrati.
È il “pacchetto full” che nella sua completezza funzionale è in grado di coprire le esigenze dell’azienda sotto l’aspetto delle funzioni al suo interno: dal finance alle risorse umane (HR), dal Marketing al Pricing, dall’ IT all’ Amministrazione e all’Operativo e, per quanto riguarda il settore primario, dalla produzione alla distribuzione dei beni, logistica e servizi accessori ad esso connessi lungo tutta la supply chain.
Si tratta di soluzioni software davvero evolute, sinergiche, intuitive e mirate ad ottimizzare l’intera effcienza aziendale in termini di produttività, qualità e riduzione degli sprechi.
Gli ERP possono essere domestic (nazionali) o internazionali: nel primo caso primo caso l’applicabilità è subordinata alle normative commerciali e fiscali di quel Paese specifico e delle sue normative vigenti in materia di impresa.
I pacchetti internazionali invece sono più strutturati e completi e quindi rispondenti alle esigenze delle Imprese in fase di crescita ed espansione all’estero o già insediate in Paesi esteri.
Per queste grandi Aziende è necessario un gestionale articolato che consideri aspetti più burocratici quali: diversi tassi di cambio, diverse normative o procedure documentali, possibili nulla-osta o certificazioni richieste, tutti aspetti di cui l’Azienda con filiali estere deve tenere conto.
Quelli dei software gestionali per il magazzino e degli ERP in generale, sono mercati variegati caratterizzati da prodotti studiati per essere versatili, quindi modellabili in funzione delle singole esigenze delle aziende, anche quelle più specifiche e ambiziose.
Scegliere con criterio la soluzione software gestionale più idonea per la propria impresa e l’ambiente in cui opera, costituisce il primo step fondamentale da affrontare e sul quale costruire le basi gestionali dell’intero apparato aziendale.
