Fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere

La fatturazione elettronica è un sistema di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che offre la possibilità di eliminare completamente la carta e tutti i costi ad essa legati.
Già introdotta con la Legge di Bilancio 2018, questa è diventata obbligatoria a partire dal gennaio 2019. Tutti i titolari di partite Iva, eccezion fatta i regimi forfettari e altri regimi di vantaggio, dovranno utilizzare questo formato per emettere le fatture.
L’obbligo relativo alla fattura elettronica vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio è effettuata tra due operatori Iva, sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale.

La fatturazione elettronica, comunque, ha anche diversi vantaggi. Non solo, come già accennato, con l’eliminazione del cartaceo i processi diventeranno automatizzati e integrati con conseguente riduzione di costi e tempi, ma anche e soprattutto per quanto riguarda l’archiviazione e i controlli fiscali.

Le novità

Con l’introduzione della fatturazione elettronica vi sono alcune importanti novità anche riguardo le modalità con cui produrre queste fatture elettroniche, che riguardano il formato, la trasmissione, l’archiviazione e la conservazione.
Per quanto riguarda il formato, questo diventa XML (Extensible markup language); una volta prodotta, poi, la fattura dovrà essere inviata tramite il Sistema di Interscambio (Sdi). Prodotte e trasmesse, le fatture dovranno poi essere conservate con un formato digitale a norma per 10 anni.

La procedura per step

Le aziende che si approcciano per la prima volta alla fatturazione elettronica devono necessariamente farsi assegnare dall’Agenzia delle Entrate un codice destinatario. In alternativa a questo, possono anche demandare ad un servizio in outsourcing sia la ricezione che l’invio dei documenti.
La procedura per poter fatturare in digitale, quindi, prevede una serie di step.
Il primo è, ovviamente, la registrazione, tramite la quale si trasmette all’Agenzia il proprio indirizzo telematico e avere la certezza di ricevere le fatture sul canale XML corretto.
Il secondo, invece, prevede la creazione di un database in cui inserire tutti i codici destinatario e gli indirizzi di posta certificata dei vari clienti.
Come terzo step vi è l’importante gestione dei dati che prevede il possesso, da parte dell’azienda, di sistemi gestionali capaci di raccogliere dati specifici al fine della fatturazione elettronica e della generazione dell’XML.
L’ultimo step prevede che tutti i processi dovranno essere gestiti da un software capace di effettuare lo Sdi come nel caso di InfoCert e il suo sistema di fatturazione elettronica.
Infine, per quanto riguarda la conservazione, l’azienda deve scegliere se gestirla per conto proprio o affidarsi a fornitori di servizi di questo genere.

 

Come si emette la fattura

A livello puramente pratico, per poter emettere una fattura elettronica occorre per prima cosa creare un documento in formato XML, il quale dovrà essere della dimensione massima, per singola fattura, di 5 Mb. Questo documento dovrà poi essere validato a livello legale attraverso la firma digitale, la quale deve essere richiesta direttamente ai certificatori accreditati dall’Agenzia per l’Italia digitale (Agid). In alternativa, può esser fatta richiesta alla propria Camera di commercio della Carta nazionale dei servizi.
Oltre alla firma digitale, i file dovranno inoltre contenere tutte le informazioni necessarie, quali il codice identificativo del destinatario, l’indirizzo Pec ed il riferimento temporale (data e ora).
Quando sarà completa di tutti questi elementi, la fattura è pronta per l’invio, il quale dovrà essere effettuato entro l’ultimo giorno del mese successivo a quello della data di emissione del documento.
Per quanto riguarda la consegna, invece, è lo stesso sistema Sdi ad occuparsi di recapitare la fattura. Sempre all’Agenzia per l’Italia digitale (Agid) è assegnato il compito di accreditare gli operatori pubblici e privati che conservano le fatture elettroniche.

Autore dell'articolo: ElisaP